Binnen Breman vinden we het belangrijk om de kwaliteit van ons werk te waarborgen. Zo ook onze drie utiliteitsbedrijven: Breman Utiliteit Zwolle, Breman Utiliteit Zuid en Breman Utiliteit Rotterdam. Deze bedrijven verzorgen het installatiewerk voor grote complexen, zoals scholen, zorggebouwen en kantoren. Zij werken continu aan het verbeteren van hun interne processen. Eerder werkten zij met losse Word- en Excel-documenten. Erg onhandig, want hoe weet je nu zeker dat je met de laatste versie van het document werkt? Zo’n vier jaar geleden stuitten zij op een systeem dat het antwoord bood op al deze problemen: ManualMaster. We spreken een aantal collega’s over hun ervaringen met het systeem.
Met dezelfde operationele processen werken
Dinand Veurink is operationeel directeur bij Breman Utiliteit Zwolle. Hij vertelt: “Een aantal jaren geleden is de samenwerking tussen de utiliteitsbedrijven veel meer gaan groeien. Hiermee ontstond ook de behoefte om onze operationele processen op elkaar af te stemmen. Denk aan de manier waarop we offertes maken, hoe we een project organiseren en hoe we omgaan met veiligheid. We hebben toen tegen elkaar gezegd: ‘Laten we onze processen samenvoegen en kijken wat we van elkaar kunnen leren.’ En zo geschiedde.”
Altijd de nieuwste documenten bij de hand
Dinand: “Eerder hadden we een papieren handboek. Het was hierbij een onmogelijke opgave om ervoor te zorgen dat altijd de juiste versies van de documenten beschikbaar waren.” Arjen Schepenaar, samen met Pim Dekker beheerder van het systeem, licht toe: “ManualMaster is een kwaliteitsmanagementsysteem. In dit systeem kun je de processen van je organisatie visualiseren. Zo zie je duidelijk bij welke processtap je welk formulier of welke instructie nodig hebt.” Arjen vervolgt: “Het systeem houdt per document de auteur, titel, datum van aanmaak, versie en status bij. Na verificatie en autorisatie wordt het voor iedereen gepubliceerd. Op het dashboard zie je dan een nieuw document verschijnen. Het oude document wordt automatisch gearchiveerd. Zo werkt iedereen met de nieuwste documenten en wordt het werken met een oude versie onmogelijk.”
Gemakkelijk te bereiken via de telefoon
ManualMaster werkt in de cloud. Dat betekent dat je er altijd bij kan, waar je ook bent. Met de computer, telefoon of tablet. Johan Bosch is werkzaam als KAM-coördinator bij Breman Utiliteit Zuid. KAM coördinatoren ondersteunen de vestigingen op het gebied van kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu. Johan: “Iedere monteur heeft een telefoon waar ManualMaster op staat. Bij het inwerken van nieuwe collega’s wordt dat meteen geïnstalleerd.” Pim vervolgt: “Alle drie de utiliteitsbedrijven zijn VCA**-gecertificeerd. Dat betekent dat elke leidinggevende monteur iedere maand een werkplekinspectie moet houden. Dat kan ook gemakkelijk via ManualMaster op de telefoon.”
Een zeer gebruiksvriendelijk systeem
Janet Tijmes is werkzaam op de afdeling Modificatie bij Breman Utiliteit Zwolle. Ze is één van de ruim 300 gebruikers van ManualMaster. “Als er een nieuwe collega in dienst treedt, lopen we samen door het systeem. De formulieren voor indiensttreding staan er ook in. Daarnaast staat ook de digitale versie van het Blauwe Boekje op ManualMaster. Die nemen we dan samen door. Heel handig voor nieuwe collega’s”, vertelt Janet. “In één oogopslag heb je een overzicht van alle documenten die je nodig hebt.”
Wat gebeurt er met alle meldingen?
In ManualMaster kunnen KAM-meldingen, zoals klachten, verbeterpunten en (bijna-) ongevalsmeldingen, worden doorgegeven. Een melding komt direct op het dashboard van de KAM-afdeling binnen. Daar wordt de melding meteen in behandeling genomen. Eens per maand komen de drie utiliteitsbedrijven samen om de binnengekomen meldingen te bespreken. Frank van Kesteren, manager projecten bij Breman Utiliteit Rotterdam: “Tijdens die vergaderingen kijken we gezamenlijk naar de verbeterpunten. Op die manier kunnen we veel van elkaar leren.” Dinand vult aan: “Het is heel belangrijk om meldingen goed op te volgen. Daar hoort ook een goede terugkoppeling bij naar de betreffende medewerker”.
Een systeem met oneindig veel toepassingen
Binnen Breman maken we gebruiken van een aantal apps, zoals een digitaal leerplatform en een urenportaal. Deze zijn makkelijk te vinden via ManualMaster. Er is zelfs een kennisbank binnen ManualMaster opgezet. “Hierin worden onder andere handige informatie, berekeningen en ontwerpmethodes gedeeld binnen de gehele utiliteitsdivisie. We gaan in de toekomst meer gebruikmaken van de mogelijkheden van ManualMaster. Denk hierbij aan risicomanagement en het verder toepassen van rapportages en grafieken. Kortom, we hebben de middelen, en die gaan we gebruiken ook”, vertelt Arjen.
