Problemen met mechanische ventilatie
Slangen in de rookgasafvoerkanalen verrot of helemaal verdwenen. Dit was het geval bij de flat aan de Balkan te Utrecht. Woningcorporatie Mitros kreeg veel klachten van bewoners over de mechanische ventilatie. Dit moest dus aangepakt worden. Een grootschalig project ging van start. Meerdere partijen werden gevraagd voor de aanbesteding. Ook Breman Service Zeist. Het probleem werd omschreven, maar Breman bleek in eerste instantie te duur en kreeg de opdracht niet. Breman had bij inschrijving aangegeven dat de omschrijving en de vraag aan de partijen te smal was. Mitros is daar op dat moment niet op ingegaan en is verdergegaan met het project. Met een andere partij zijn de werkzaamheden opgepakt. De installateur die de situatie vanuit onderhoud niet kende, is vervolgens begonnen met de renovatie aan de rookgasafvoerkanalen.
Opnieuw klachten
Tijdens de renovatie kwamen zij een aantal situaties tegen die niet goed waren. Samen met het projectteam van Mitros hebben ze gekeken naar de beste oplossing binnen het beschikbare budget. De werkzaamheden zijn afgerond, maar opnieuw kwamen er klachten van bewoners. Omdat Breman het onderhoud al verzorgde, kwamen die klachten uiteraard bij hen terecht. Breman heeft dit dan ook opnieuw bij Mitros aangekaart.
Garantieperiode
In eerste instantie is Mitros naar de partij gegaan die alles had gemaakt, vanwege de garantie. Omdat zij tijdens de renovatie al een aantal zaken hadden aangekaart, konden zij hierin niets betekenen. Mitros heeft vervolgens tegen Breman gezegd: maak nu een goede, volledige analyse van het probleem en kom met een definitieve oplossing.
De oplossing
In Maarn hebben ze toen heel gestructureerd gekeken naar de oplossing. Rekening houdend met de kosten. Wat konden ze hergebruiken en wat niet? En wat konden zij doen om het bestaande beheersbudget zo slim mogelijk in te zetten en dus zo min mogelijk kosten te maken. De slangen zijn weer aangesloten op de dakkap en de kap zelf is ook vervangen. Tegelijk zijn meteen de ketels in de woningen vervangen. Die stonden eigenlijk voor volgend jaar op de planning. De werkzaamheden zijn nu in één keer klaar. De bewoners hoefden maar één keer vrij te nemen én ze hebben weer een volledig nieuwe en goed werkende installatie.
Lerende organisatie
Ron Sierink, inkoopadviseur bij Mitros: “We zijn een lerende organisatie. Investeringen en onderhoud zijn nog niet altijd goed op elkaar aangesloten. We hadden dit kunnen vermijden door Breman, op basis van hun ervaring als onderhoudsbedrijf en de storingsdata, direct te betrekken bij de uitvraag . Dan was het in één keer goed geweest. Dan hadden we nog steeds meerdere partijen kunnen vragen. Waaronder Breman als onderhoudsbedrijf, dan had het plan tenminste geklopt.”
Bewonerstevredenheid voorop
“Het onderhoudsbedrijf kan vooraf het ontwerp toetsen, tijdens het project de kwaliteit van het uitgevoerde werk controleren en bij oplevering goede afspraken maken over garantie en overdracht. Op die manier ben je als opdrachtgever verzekerd van kwaliteit en daarop aansluitend beheer door het onderhoudsbedrijf. De bewoners worden maar één keer lastiggevallen en hebben direct een goedwerkend systeem. Bewonerstevredenheid en een kwalitatief goed huis staan tenslotte bij Mitros voorop. Wat dat betreft was dit een leertraject. Je wordt beter door te leren van je fouten. En we willen beter worden.”
Cornel Gaasbeek, contractbeheerder Breman Service Zeist: “Het voordeel van een langdurige samenwerking is dat je vooraf kunt inschatten wat er over een aantal jaar moet gebeuren. En daar kunnen wij dan ook op sturen. In dit traject hadden wij ook proactiever kunnen zijn. Uiteindelijk hebben we het goed opgelost. We hebben laten zien dat we kunnen helpen bij een andere manier van werken en denken. Je hebt elkaar echt nodig.”
